バーチャルオフィスを利用してみた！失敗しないために

新しく教室を開く、講演会を開催する、個人で事業を始める

そのようなことを考えている方にとって、一度は聞いたことがあるのが

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは

住所や電話番号、FAX番号を低価格で借りることができる

という便利なサービスです。

個人・法人で登記できる住所を貸してくれるため

実際の事務所を構える必要がありません

また

電話番号やFAX番号も格安でレンタルできることから

・自宅住所・携帯番号を使わないで済む

・FAX番号が付与されるため、FAXを買わなくていい

という利点があります。

このバーチャルオフィスのサービスを提供している有名どころに

ワンストップビジネスセンター

という会社があります。

僕は、ワンストップビジネスセンターのビジネスプラン（月8,900円）を利用しました

今回は

このサービスを使ってみてどうだったか

ということについて

サービスを利用するに至った経緯を交えながら

みなさんにシェアさせていただきたいと思います。

ご検討されている方

是非、ご参考いただければと思います。

なぜ、バーチャルオフィスを必要としたか？・・・講演会の開催

なぜ僕がバーチャルオフィスを利用したかといいますと

講演会を催すためです

そしたら

なぜ「講演会の開催」と「バーチャルオフィス」が結びつくか

ということですが

講演会とは、一般の方にご参加いただく催しものです。

一般の人々に講演会に来てもらい、参加者に情報を提供する

という場です。

そして少しでも多くの人に講演会へ来てもらうために

広く周知すること

いわゆる「宣伝」をしなくてはいけません。

僕が催した講演会の場合

チラシを作って、地域の住宅・マンションにポスティングをしました。

不特定多数の人にビラを散布した

ということです。

不特定多数にチラシをバラまくとなると

僕にとって、どうしても心配なるのが

チラシに載せている自分の連絡先や所在です。

つまり、個人情報

僕は、この不特定多数に散布するチラシに

自分の携帯番号や住所を載せたくありませんでした

しかし

チラシには主催者情報がないと信用されないし

ビラ配りをお願いする配達業者さんは基本的に

主催者情報がないビラは配れない（※）

ということがほとんどです。

何かいい方法はないものか

と考えていました。

※配達業者は【主催者名前】【電話番号】【責任者が確実にいる所在】が明記されていないチラシの配布はできない、ということがあとになって業者とのやりとりで確認されました

チラシに載せる私の電話番号と所在（住所）をどうすればいいか

という問題が起こっていたのです。

そんな折

インターネットでバーチャルオフィスの存在を知りました。

バーチャルオフィスとの出会い！なぜワンストップビジネスセンターを選んだか？

ネットで調べていくと

バーチャルオフィスを提供する会社がいくつもありました。

多くのバーチャルオフィスが共通して提供しているサービスに

・住所貸し

・電話番号の付与及び転送サービス

・FAX番号付与及び転送サービス

がありました。

この３点さえあれば、

・チラシに載せる住所は、住所を貸してもらえので、それを掲載すればいい

→自宅の住所をバラまかないで済む！

・011番（札幌の固定市外局番）が付与され、私の携帯に転送させることができる。この付与番号をチラシに載せれば、お問い合わせのお電話が私の携帯に転送される

→私の携帯番号をチラシに載せなくて済む！

・FAX番号もあれば、講演会の参加申し込みが円滑にできる！プラスαだ！

ということで

チラシに載せる私の電話番号と所在（住所）をどうすればいいか

が解決される

バーチャルオフィスのサービスが、僕の問題を解決してくれる

ということでした。

いくつかのバーチャルオフィスサービスを見ていく中で

加えて私が重要だと思ったことに

・札幌に事務所があること（僕が札幌在住のため）

・とにかく安い

ということがありました。

結果、一番よかったのが

ワンストップビジネスセンターのビジネスプランでした。

【住所貸しサービス】は当然のこと

【電話番号付与及び転送サービス】がついている月額料金が一番安かったのが

ワンストップビジネスセンターのビジネスプランであったことが決め手でした。

後になって知りましたが

僕が利用した同一サービスを

Karigo

では安く提供しています。

ワンストップビジネスセンターの【ビジネスプラン】と【初期費用】

ビジネスプランの主なサービスは、次のとおりです。

（詳しく内容はホームページでご確認ください）

・住所貸し

・専用電話番号付与と転送

・FAX番号付与と転送サービス

・郵便物転送

ビジネスプランの初期費用は、次のとおりでした。

・初期費用：9,800円（税別）

・初月のサービス料（１か月目）：8,900円（税別）

・月額利用料￥8,900×２か月分：17,800円（税別）※１

・前払い通話料：5,000円（税込）※２

・消費税：2,920円 ※３

合計44,420円

※１　契約時に最初の３か月分のサービス料を支払らわなければなりません。

※２　電話転送サービスもしくは電話秘書代行サービスを利用する場合に発生します。

※３　上３つの項目の消費税合計です。

（僕は、44,420円を契約時(2018年)、銀行振込で支払いました）

ビジネスプランを契約される方は、この金額をお支払いすることでしょう。

契約の注意したいポイント①・・・半年契約

サービスをご検討されている方に、注意していただきたい契約上のポイントです。

契約書には、次の趣旨の規定があります。

初回の契約では、本サービスは契約期間を「６か月」と設定されています。

したがって

もし１か月とか２か月の短期間でサービスを利用を始めたい場合でも

合計73,256円（初期費用含む６か月分料金）の料金を支払わなければなりません

（【初期支払い額44,420円】＋【４か月目から６か月目の費用の合計28,836円（8,900円×1,08(消費税)×３か月）】）

６か月未満で契約をやめたい場合（例えば４か月目のときにサービスをやめたくなったケース）、６か月分のサービス料を支払うことを条件として、契約破棄できる決まりになっています。

つまり結局は、73,256円を払わなければいけないということです

契約の注意したいポイント②・・・契約終了２か月前に連絡を！

契約書には、次の趣旨の規定があります。

この契約趣旨によると、サービスを終了させる場合は契約を終了したい1か月前に

書面で連絡しないと

同一期間、契約がさらに延長されてしまいます

要するに

さらに半年間、サービスを継続することに同意する

という契約内容になっています。

が

注意したいことは次のことです

契約を終了するためにする書面通知は

ワンストップビジネスセンターが用意する書類を１か月前までに送付していなければならない

ということです。

したがって

例えば、契約終了の丁度１か月前にメールにて終了の旨を伝えても

１か月前告知として処理されない

ということなんです。

《契約最低期間で契約を終了させたいケース》を具体的にすると

（仮定）サービス利用を2020年１月１0日から契約した場合で、契約最低期間で契約を終了したい場合

（本契約の契約最低期間は同年６月９日（６か月間）までとなります）

契約を終了させるための【一か月通知】のなかには、所定の様式書面が含まれます。

そして、それら書類を６月９日の一か月前である５月９日までに

ワンストップビジネスセンター事務所に送っていなければなりません。

このため

５月９日までに【一か月通知】をするためには

５月９日よりも前に、ワンストップビジネスセンターから所定の様式書面をもらわなければなりません。

ワンストップビジネスセンターとのやり取りや、書類準備、郵送に係る時間・・・

などを鑑みると

その２週間程前（４月２５日とか）までには

ワンストップビジネスセンターへ連絡すべきである

ということです。

余裕を持って

契約終了日の２か月前に連絡をしましょう

ということです。

【電話番号の付与】＆【電話転送サービス】を使ってみて・・・残念だったこととは？

ワンストップビジネスセンターへ初期費用を振込み、サービスが開始されました。

付与される011番（←札幌の固定市外局番）と、自分の携帯電話を結びつける手続きを完了すれば、電話転送サービスが使えるようになります。

手続きが完了し、友達のスマホを借りて付与された011番にテスト電話してみました。

ちゃんと機能すれば、転送先である私のスマホに着信がくる

ということです。

どうだったか、結論からいいますと

テスト電話を通じて、転送電話の残念なことが２点確認されました。

・誰から電話をもらっているかわからない

・折り返し電話ができない

どんなことだったか、説明していきます。

友達のスマホを借りて、付与された011番に電話したとき

なにが起きたかというと

付与されたはずの番号011番からの着信だったんです

これは、どういうことか？

はじめに、電話の流れについてご説明します。

おわかりでしょうか？

【普通の電話の場合】

友達のスマホで、011番（付与番号）に電話をかけたのち

私のスマホに着信が来て、スマホ（私）のスクリーンに

【090-1234-5678（友達の携帯番号）】（仮）

と着信中の表示がされる

通常はこうであり、それを期待していました。

しかしこの電話番号付与及び転送サービスの場合だと

私のスマホスクリーンでの着信表示が

011番（付与番号）

だったんです！

したがってこのことにより

たとえ誰から電話をもらったとしても

私のスマホスクリーンでは、０１１番（付与番号）表示となるため

・誰からお電話をもらっているかわからない

・誰からの不在着信であったかわからない

ということになってしまいます。

繰り返しになりますが

もらった電話の発信元番号がすべて

011番（付与番号）となるため

もし電話に出れなかったら

折り返ししようにも折り返し先がわからないため

折り返しのお電話ができない

という事態になってしまいます。

この結果

講演会の実施前にさまざまな方にご迷惑をおかけしてしまいました。

何回もお電話いただいたのに、折り返しができず、連絡がとれなかった方もいらっしゃるかと思います。本当に申し訳ない気持ちです。

結局のところ

一度連絡をとった方には自分の携帯番号を教える

という

全くサービス利用している意味がない事態になっていました

このように

転送電話サービスとは、誰からの電話かわからないというのが一般であるため

そのサービスについては、事前によく調べる必要がある

ということです。

勉強不足でした。

電話転送サービスのみ必要な場合は？・・・【Toones転送電話】

ワンストップビジネスセンターの【電話転送サービス】がどうであったか

ということについて

お話をしてきましたが

それでも、電話転送サービスが必要である

という方はいるかと思います。

そんな方は

Toones転送電話

が提供する電話転送サービスをご検討ください。

Toones転送電話とは

専用の固定電話番号を取得でき、その取得した番号にかかってきた電話を

指定の転送先（今お持ちの携帯など）へ通話を転送するサービスです。

料金は次のとおり：

①初期設定費用3,120円　②月額1,050円　③初回デポジット料5,000円（のち通話料金に充当されます）

先に触れたワンストップビジネスセンターの【電話転送サービス】で起きた

・誰から電話をもらっているかわからない

・折り返しができない

という問題について

このToones転送のサービスではどうなるかというと

着信を取り逃してしまった場合があっても

着信履歴を利用者用の管理画面から確認することができます。

したがって、私のワンストップビジネスセンターのときに起きた

折り返しのお電話ができない・・・

ということにはなりません。

バーチャルオフィスは信用ない？・・・通用しなかった【住所貸し】

サービスを使い始めて、１週間が経ったころ

ワンストップビジネスセンターのサービス【住所貸し】が活躍するときが訪れました。

講演会案内のチラシを作成し

チラシを配布する業者さんと見積りなどで連絡をしていたところ

次のような連絡のやりとりがありました。

私は、講演会のチラシ（主催者の住所・電話番号等含む）データを

メール添付で業者に送信しました。

そして数時間後、

業者より再びメールをもらいました。

そしてこのとき

私のスマホには、数件の不在着信がありました。

不在着信をいただいてたことには、気づきましたが

（先述のとおり）

着信履歴が011番（付与番号）の表示となってしまうため、折り返し連絡ができずにいました。

私は業者に連絡を取るため、この配達業者の電話番号をネットで調べて電話をしました。

照会された「会社名などはありませんか」ということに対して

なにを隠すこともなく僕は

・バーチャルオフィスサービスを利用していること

・バーチャルオフィスの付与住所を使わないと、私の自宅住所を散布することになってしまう

ということを説明しました。

そのことに対して業者さんは、次のように言いました。

この配布業者さんが言うとおり

チラシを受け取った人が、チラシの情報をもとに

講演会の責任者である僕に会いにきたところで

そこに僕がいないのは

大きな問題です

そして

そんな責任者が常にいない住所を載せるくらいなら

住所自体を掲載しない方が、チラシの受け取側にとっても、私にとってもベストである

ということが、結論づけられました

よって、チラシには住所の掲載はしませんでした

責任者の所在（住所）を載せていないチラシを

業者は配布することができないため

業者に配布をお願いすることはできませんでした。

全てのチラシを自力で配る結果となりました。

話がやや脱線しましたが

この私の経験を通じて

・第３者（取引業者さん）は、責任者がいないバーチャルオフィスの住所では取引ができない

・バーチャルオフィスの住所貸しの住所は、取引上、信用性が低く、有効でないことがある

ということがわかりました。

【FAX転送サービス】を使ってみて・「インターネットFAX」のすすめ

ワンストップビジネスセンターのビジネスプランのサービスに含まれている

【FAX転送サービス】

ご自宅にFAXがない方は

このサービスを通じて

FAXの機能を持つことができます。

ワンストップビジネスセンターの【FAX転送サービス】とは

はじめに、どのようなサービスであるか、説明します。

料金について、受信は無料ですが、送信は３０円（税別）の料金が生じます。

そしてネックな点として

共通FAX番号のこの「共通」の意味です。

この共通FAX番号は

ワンストップビジネスサービスを利用している他人とFAX番号をシェアする

ということです。

したがって

もしあなたが、あなたの事業のために、この付与されたFAX番号を使用するとして

なにより忘れてはいけないことに

そのFAX番号は

あなたが新規に作ったFAX番号ではなく

・ワンストップビジネスセンターが長きにわたって使っている

・ワンストップビジネスセンターの多数のサービス利用者が使い続けている

といった類のFAX番号である

ということです。

そういった性質を含むFAX番号である、という理解を改めてたうえで

みなさんの事業に適しているか

ご判断いただきたいと思います。

そんな共通番号ではマズい！

と思われる方は、共通番号でなく、専用番号の取得を考えるかと思います。

ワンストップビジネスセンターのサービスのなかには

あなただけの専用FAX番号を取得できるサービス【専用FAX番号】

があります。

料金は次のとおりです。

初期費用3,000円（外税）／月額利用料3,000円（外税）

新たにFAX機器を購入するより、安いですね。

しかし

もし、みなさんのなかで

自分専用のFAX番号が欲しい！

という方や

自分専用のFAX番号が欲しいから、バーチャルオフィスを考えている

という方がいれば

インターネットFAX

をご検討ください。

インターネットFAXは

ネットとパソコンさえあれば

たった月額1,500円ほどで

FAXを持つことができる

というものです。

詳しくは、こちらをご覧ください。

eFax

ワンストップビジネスセンターのカスタマーセンターとのやりとりであったこと

僕は、この【共通FAX番号の付与サービス】で付与された共通FAX番号を

講演会のチラシに掲載しました。

①チラシを見た人がFAXで問い合わせをすると

②ワンストップビジネスセンターの事務所にFAXが届き

③スタッフさんがFAXをデータ化したうえで

④私のメールアドレスに送ってくれる

という流れのものでした。

このワンストップビジネスセンターのFAXサービスを利用する上でのルールに

「宛名のないFAXは１週間で破棄する」

という決まりがあります。

僕の講演会へのお問い合せの場合

問い合わせをする人のなかには宛名を入れないでFAX送信する人がいる

ということを想定していました。

（昔、FAXを受信した際に宛名を記入し忘れている人がいたことを思い出しました）

せっかく講演会に興味を持って

FAXでお問い合せいただいたのに

たった宛名だけを書き忘れてしまったがゆえに

僕からの返信が一切ない・・・

ということはあってはならないことでした。

その趣旨と、講演会の詳細情報を

ワンストップビジネスセンターのカスタマーセンターに伝えたところ

以下のような趣旨の返答をいただきました。

僕は、カスタマーセンターに

・チラシが配布済みであること

・講演会に係る日時や場所等の情報

をお伝えしてましたが

上記のとおり

対応は困難である

というお返事でした。

「目視で1件毎に確認しているため…」

と言われてましたが

一枚一枚確認しているからこそ

宛名のないFAXについても確認し、転送対応できる

とも思いましたが。

いずれにしても、FAXサービスに係るカスタマーセンターの対応で

このようなことがあったということについて

お知り置きいただきたいと思います。

会議室レンタル・・・実際に会議室（札幌）を見に行ってみた

ワンストップビジネスセンターのサービスには

会議室を安価にレンタルできるサービスがあります。

借りることができる会議室（札幌店）の写真が

ホームページにありますが

写真どおりであるかどうか

確かめに行ってきました。

ちなみに、ワントップビジネスセンターには

銀座や、表参道、六本木、日本語詞、南青山、高田馬場、大阪梅田などにもレンタル会議質があります。

実際に行った札幌事務所は、やや古い建物の３階にありました。

フロントには誰もいなかったので、ベルを鳴らすと

女性が迎えてくれて

ネット上に掲載されているアンティーク感あるお部屋へ案内されました。

しばらくすると

ひげを生やしたカジュアルな格好をしている男性が出てきて

今日はどうされましたか？

と聞いてきました。

純粋に会議室を見に来たので、その旨を伝えると

丁寧にパソコン等の設備機器や、コーヒー等の無料サービスについて

説明をしてくれました。

滞在時間はほんの数分でした。

建物の外観といい入り口は、いい印象を持てませんでしたが

会議室は写真のとおり、きれいでした。

少し気になった点として

対応した男性の口調について

はじめはやや強さを感じました。

しかしそれは

文句を言いに来るクレーマーや

たちの悪い客がいて

そのようなクレーマー対応をすることがあることから

そのようは入りだったのかな

という印象をもちました。

まとめ・・・バーチャルオフィスを始める前に

今回は、バーチャルオフィス「ワンストップビジネスセンター」のサービスに関して

・利用したからこそわかる利便性

・サービスの実態

について、口コミさせていただきました。

また

バーチャルオフィスと契約する前に知っておきたい

お勧めサービス

についても、お話をさせていただだきました。

もしみなさんのなかで、バーチャルオフィスの利用を考えている場合

バーチャルオフィスの

どのサービスが必要であるか

ということを今一度、お考えください。
もしみなさんのニーズが【FAX番号の取得】サービスであるなら

eFax

を利用する方がいいでしょう。

コスパも利便性もネットFAXの方が断然良いです。

みなさんのニーズが【新しい電話番号の取得】サービスであるなら

格安スマホを新規で買ってしまうのが、最も合理的でしょう

無料で電話番号が取得できるサービスを利用してみるのもいいかもしれませんが

それら無料サービスのほとんどが

安かろう悪かろうなサービスであり

かつ得体のしれない会社によって提供されています。

そして最低限のカスタマーサービスすらないことを忘れてはいけません。

個人情報やクレジットカード情報の取り扱い係る規約がない場合すらあります。

そんなリスクを負ってまで、無料にこだわる必要はありません。

信用ある国内の格安スマホ事業者のサービスを利用する方が

安心安全確実です

代表的な格安スマホ事業者には

Lineモバイル

ビッグローブ

などが多くあります。

もしみなさんが【住所貸し】を必要としているのなら

バーチャルオフィスと契約する前に

バーチャルオフィスからレンタルする「借り住所」でも

取引業者等が取引をしてくれるか

住所貸しは有効であるか

ということを事前に確かめておく必要があるでしょう。

そのうえで、バーチャルオフィスが必要であれば

ワントップビジネスセンターや

少し安い

Karigo

を利用することがいいでしょう。

 

実際に、作業スペースが必要であれば

BIZcomfort
のようなサービスがあります。

今回、このブログが

バーチャルオフィスの利用を考えている方

そして、ワンストップビジネスセンターの利用を考えている方にとって

少しでも有益な情報であったなら幸いです。

最後に

バーチャルオフィスを利用を急ぐまえに

他の便利なサービスについても

選択として考慮したなかで

本当にバーチャルオフィスでなくてはいけないのか？

ということについて

僕の失敗談を踏まえたうえで

ご決断いただきたいと思います。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。